Pendelegasian
A. B. Susanto*

Saya ingin membahas topik yang sebenarnya merupakan masalah  klasik dalam manajemen. Namun karena berbagai perubahan seperti maraknya pemanfaatan teknologi informasi  yang mendorong persaingan ke arah adu cepat, dan masalah spesifik seperti otonomi daerah, masalah pendelegasian mejadi sangat signifikan untuk ditelaah kembali.

“Dengan melakukan pendelegasian,  Anda mungkin tidak dapat bekerja dengan tingkat efisiensi 100 %, namun Anda dapat berprestasi pada tingkat 100 %,  200 % atau bahkan 1000 % dari apa yang dapat Anda capai bila mengerjakan  segala sesuatunya sendiri” sebuah ungkapan yang mengena untuk mendobrak resistensi terhadap pendelegasian pada masa lalu.

Sistem Informasi Manajemen dan Pendelegasian

Namun kini situasinya berbeda. Kemajuan teknologi informasi dan sistem informasi manajemen telah mengubahnya. Agar sistem informasi manajemen dapat memberi kontribusi yang bermakna bagi perusahaan, proses bisnis harus dipetakan (process mapping), dan jika perlu dirubah. Beberapa perangkat yang berbasiskan teknologi informasi dan sistem informasi manajemen diciptakan untuk mempermudah pengambilan keputusan (decision making support system).

Proses pengambilan keputusan distandarisasi, sehingga mempermudahkan pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan tidak harus dilakukan oleh orang yang dalam hirarki organisasi berkedudukan tinggi.

Bahkan sebagaian proses pengambilan keputusan telah didelegasikan kepada “sistem pengolah informasi”  yang akan memproses informasi  yang masuk dan “mengambil keputusan”   secara otomatis. Proses pengambilan keputusan menjadi cepat dan lebih efektif, dan mungkin lebih akurat. Beberapa perangkat lunak yang ditawarkan bahkan menganalogikan dengan sistem syaraf manusia untuk memproses informasi dan mempercepat pengambilan keptusan. 

Jadi dalam era teknologi informasi ini tak ada lagi alsan untuk resisten terhadap pendelegasian, jika tidak ingin tergilas oleh kompetitor yang dapat memberikan nilai lebih kepada konsumen karena dapat mengambil keputusan lebih cepat dan akurat  yang disebabkan keberaniannya untuk mendelegasikan, bukan hanya kepada bawahan, tapi juga kepada sistem.  

Hambatan dalam Pendelegasian      

Pendelegasian adalah “to get work done through other people” , sehingga boleh dikatakan sebagai salah satu pilar utama manajemen. Salah satu ciri manajemen (dan manajer) yang bagus adalah lancarnya proses pendelagasian.

Berapa masalah yang dihadapi perusahaan di Indonesia banyak yang berkaitan dengan tidak mulusnya proses pendelegasian.  Fenomena kerapuhan manajemen di lapis menengah atau tersendatnya proses suksesi merupakan pertanda pendelegasian tidak berjalan mulus.

Penyakit “pendelegasian” sering kali muncul  pada perusahaan yang dekat dengan generasi perintis, karena dominannya pendiri perusahaan dalam memutar roda organisasi. Masalah ini tidak hanya dialami perusahaan-perusahaan di Indonesia saja, bahkan perusahaan besar di negara maju juga mengalami hal ini.

Padahal seiring dengan maraknya isu desentralisasi, pendelegasiaan wewenang akan semakin penting. Ketentuan tentang otonomi di daerah yang sedang dicanangkan pemerintah, akan mendorong perusahaan swasta untuk lebih dekat konsumennya di daerah, yang berarti aroma desentralisasi semakin kuat, dan kebutuhan untuk mendelegasikan tugas kepada kantor cabang semakian tinggi.

Beberapa gejala dapat diindentifikasikan untuk menujukkan kurang mulusnya proses pendelegasian. Jika penanganan situasi “krisis” dan tindakan–tindakan berbentuk “pemadam kebakaran”  menjadi pola yang umum dalam perusahaan hampir dapat dipastikan terjadi masalah dengan pendelegasiaan. Ketidakberesan  pendelegasian juga nampak ketika pekerjaan menjadi lambat atau terhenti jika si manajer tidak berada di tempat.

Pendelegasian yang kurang baik juga menimbulkan proses pengambilan keputusan menjadi lambat, karena terlalu banyak otoritas yang  dipegang di tingkat atas.  Sementara itu terjadi ketidakseimbangan beban kerja, di mana level manajemen tertentu over worked dan level manajemen lainnya under worked.  Ketidakberesan pendelegasian juga menjadikan akumulasi ide-ide bagus, tetapi tidak pernah ditelusuri lebih lanjut dan dilaksanakan.

Mendelegasikan

Pendelegasian akan memberikan kontribusi terhadap pertumbuhan dan pengembangan sumber daya manusia  yang dimiliki.  Dengan pendelegasian pula perusahaan dapat memanfaatkan ketrampilann  dan kemampuan sumber daya manusia  yang dimiliki secara optimal.  Pendelgasian yang lancar juga akan memberikan waktu yang lebih leluasa kepada manajer  dan eksekutif inti untuk melakuakan fungsi-fungsi-fungsi manajemen dan berfokus kepada hal-hal strategis.

Tapi ingat,  tidak semua pekerjaan pantas untuk didelegasikan.  Misalnya perencanaan jangka panjang perusahaan tentu sebaiknya tidak didelegasikan. Atau  pekerjaan yang mengandung kerahasiaan tinggi lebih baik “disimpan”  di tataran manajemn  tertentu. Sebaliknya pekerjaan yang bersifat rutin lebih baik tidak didelegasikan sehingga manajer dapat lebih berkonsentrasi kepada masalah-masalah yang strategis. 

Mendelegasikan memang perlu keterampilan tersendiri. Tetapi terdapat tiga langkah utama yang dapat dijadikan patokan dalam melaksanakan pendelegasian, yaitu  pemberian tanggungjawab, pemberian  wewenang dan accountability.

Langkah pertama adalah memberi tanggungjawab kepada penerima tugas, yang berarti memberi tugas yang jelas dan terinci, sehingga bawahan mengetahui dengan persis lingkup pekerjaan, dimana mereka harus bertanggungjawab untuk mencapai hasil yang diinginkan.  Kejelasan ini juga didukung oleh kejelasan  hubungan kerja dengan pihak lain yang  berkaitan dengan pelaksanaan tugas, serta sarana yang dapat dipergunakan dalam menyelesaikan tugas. Hasil yang dicapai harus dideskripsikan dengan jelas, serta ditentukan bagaimana melakukan pengukuran performance.  Asumsi pemberian tangggungjawab adalah tersedianya sarana untuk melaksanakan tugas, informasi, keterampilan dan pengetahuan. 

Langkah kedua adalah memberikan wewenang. Memberi wewenang berarti memberi hak untuk mengambil keputusan dan melakukan tindakan dalam batas-batas yang jelas dalam  melaksanakan tugas. Dengan batasan yang jelas si pengemban tugas tidak ragu-ragu dalam melangkah dan dapat mengambil keputusan dengan cepat.  Pemberian wewennag diawali dengan meminta anak buah menyampaikan ide atau rencana untuk mencapai hasil yang diharapkan. Ajukan pertanyaan, dan usulkan kemungkian alternatif-alternatifnya, serta bantulah anak buah untuk mengenali semua aspek dalam tugas yang mempunyai peran penting dalam keberhasilan pelaksanaannya. Beri dorongan kepada anak buah untuk berpikir dan mengenai problem  yang mungkin timbul dan bagaiamana mengatasinya. Kemudian giringlah untuk sampai pada persetujuan course of action. 

Langkah berikutnya adalah melaksanakan pertanggunggugatan (accountability).  Si pengemban tugas yang diberi wewenang harus bertanggungjawab terhadap tugas dan wewenang yang diberikan kepadanya. Mintalah kepada anak buah untuk mempertanggungjawabkan tugas dan wewenang yang telah diterima.   Evaluasilah kualitas accountabiilty yang telah dijalankan anak buah.  Kemudian berikan pedoman dan pengarahan untuk meningkatkan proses pertanggungjawaban di masa mendatang. 

Namun demikian harus diingat bahwa pendelegasian  bukan berarti “dumping”, yang menyerahkan seluruh tanggungjawab kepada anak buah.  Pendelegasian juga bukan pelepasan wewenang, sehingga atasan tidak punya wewenang lagi terhadap pekerjaan yang dilakukan bawahan.  Atasan masih harus memegang kendali dan melakukan pengawasan terhadap pekerjaan anak buah. Dan yang terpenting atasan harus “mengukur” kemampuan anak buah sebelum mendelegasikan tugas kepadanya. <Bisnis Indonesia>

*Managing Partner The Jakarta Consulting Group