TI & Visi Informasi
A. B. Susanto*

Dalam  membahas mengenai pemanfatan informasi dan  teknologi informasi (TI), kita masuk dalam kehidupan sehari-hari. Beberapa waktu belakangan ini perampokan nasabah seolah menjadi berita sehari-hari, dan sudah tidak mengagetkan lagi.    

Jika diamati dari beberapa perampokan terhadap nasabah bank,  ternyata sebenarnya perampokan ini tidak akan terjadi  jika memanfaatkan teknologi informasi yang telah ada. Misalnya salah satu perampokan yang terjadi adalah perampokan terhadap karyawan sebuah perusahaan yang memindahkan uang secra fisik dalam jumlah besar dari satu bank ke bank yang lain. Bukankah sebenarnya perampokan ini  tidak perlu terjadi jika uang itu ditransfer saja ? Di sini tampak bahwa faktor perilaku pemakai (users) dari teknologi informasi, yang paling  menentukan. Demikian pula dalam kehidupan organisasi. 

Informasi dalam dinamika persaingan saat ini telah menjadi salah satu ujung tombak dalam berkompetisi. Penguasaan informasi yang baik terhadap pelanggan, akan mempertajam upaya pemenuhan kebutuhan pelanggan.  Teknologi informasi juga dapat meningkatkan kualitas pelayanan, yang dapat membawa perusahaan lebih unggul dari kompetitor.

Namun dalam pengelolaan informasi dan pemanfaatan teknologi informasi perusahaan harus dipandu oleh visi informasi.  Visi informasi merupakan ekspresi tertulis mengenai  keinginan di masa depan  terhadap penggunaan informasi dalam organisasi. Visi informasi inilah yang akan menjadi landasan arstektur  teknologi informasi.  Arsitektur teknologi informasi  menggambarkan bagaimana sumberdaya informasi dimanfaatkan untuk menopang visi informasi.

Perencanaan  Sistem Informasi

Pada prinsipnya teknologi informasi yang digunakan disesuaikan dengan kebutuhan organisasi. Organisasi tidak harus  selalu  memakai teknologi terbaru, selama kebutuhan organisasi terhadap teknologi inforamsi yang telah ada sudah dipenuhi. Perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya untuk hal-hal yang kontribusinya terhadap perusahaan tidak signifikan.

Walaupun demikian harus diakui teknologi dapat meningkatkan dinamika persaingan. Jika teknologi tersebut dapat meningkatkan performance kompetitor untuk memberi nilai tambah bagi konsumen, perusahaan tetap harus mempertimbangkan untuk mengadopsi teknologi yang lebih baru.

Perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat, seringkali ‘mendikte’ kita, karena kompetitor telah mengadopsinya. Sehingga jika kita tidak ikut membeli teknologi informasi terbaru akan “ketinggalan” dalam memberi nilai tambah kepada konsumen. 

Namun perencanaan strategis tetap harus dilakukan, dan jika diperlukan  dapat dilakukan  adjustment terhadap perkembangan teknologi. Bagaimana pun sistem informasi  yang terencana lebih baik dibandingkan tidak ada perencanaan sama sekali. Sebaiknya untuk perencanaan sistem informasi  diterapkan contingency plan.

Perencanaan sistem informasi memang dapat mempengaruhi, bahkan “mengendalikan”  business strategic plan. Terutama untuk industri yang peka terhadap perkembangan teknologi informasi, seperti di sektor jasa keuangan. Misalnya berkaitan dengan pemanfaatan ATM.  Strategi membuka banyak cabang bagi BCA, tergantikan sebagian dengan strategi menebar ATM, dan memindahkan transakasi yang dilakukan manusia untuk digantikan dengan ATM.  Karena investasi teknologi ini mahal menjadikan bank-bank yang berkompetisi bekerjasama untuk ‘menggabungkan’ jaringannya melalui pola aliansi strategis. Misalnya Bank Mega menyewa ATM BCA untuk melayani nasabah. Tetapi di sektor lain yang kadar old economy-nya tinggi seperti perkebunan startegi tetap berada  ‘di bawah kendali’ strategi bisnis. 

Domain TI

‘Efektifitas‘ pemanfaatan teknologi informasi hanya merupakan salah satu dari tiga domain yang dipersyaratkan agar TI memberikan kontribusi yang besar bagi organisasi. Kedua domain yang lain adalah ‘efisiensi’ dan competitiveness.

Efektifitas pemanfatan TI akan memberi kontribusi agar tugas-tugas  dapat dilaksanakan dengan baik, yang diperoleh dengan memanfaatkan TI  untuk  menurunkan human error, seperti kelupaan, turunnya presisi karena kelelahan dan lain-lain. TI juga membantu memaksimalkan cakupan pasar untuk penjualan dan jasa, serta memberi respon yang tepat kepada pelanggan, karena TI dapat mendukung dalam penyimpanan  data pelanggan,  dan menjadi sumber informasi untuk dapat melayani pelanggan. Misalnya, pelanggan Fedex dapat memantau ‘perjalana’n kirimannya, sehingga mengurangi pertanyaan atau komplain oleh  pelanggan.

Faktor efisiensi merupakan  domain lain yang harus diperhatikan dalam kontribusi terhadap perusahaan. Faktor efisiensi dalam penggunaan TI akan memberi kontribusi menurunkan biaya produksi, karena TI membantu perencanaan dalam mengalokasikan sumber daya yang ada, seperti PPIC dan MRP. Dengan bantuan TI dapat dibuat penjadwalan yang lebih baik. Dengan demikian tingkat sediaan akan menurun, jika perlu dapat memanfaatkan konsep JIT dan zero waste. Pemanfaatan TI  juga dapat meningkatkan sistem distribusi fisik, yang memakan biaya cukup besar dalam struktur harga produk.  Misalnya, Fritto Lay dapat memantau stok produknya di setiap gerai, sehingga dapat mengantisipasi permintaan pasar di tingkat nasional, maupun regional.

Domain TI  lainnya adalah kontribusi dalam membantu perusahaan menjadi perusahan yang kompetitif, dalam dinamika persaingan. Karena hanya perusahaan yang kompetitif yang mampu bertahan. Melalui bantuan TI perusahaan dapat memantau perkembangan  pasar dengan lebih baik. Beberapa software telah diciptakan untuk membantu riset pasar, yang dapat dipakai untuk menggali peluang-peluang pasar, menyusun langakah-langkah segmentasi, targeting dan positioning.

Jadi walaupun efektifitas penggunaan TI dapat memberi kontribusi kepada perusahaan tetapi tidak dapat langgeng dan maksimal jika tidak disertai dengan efisiensi dan competitiveness. Pemanfaatan TI, selalu dibandingkan kontribusinya agar perusahan dapat berkompetisi, termasuk di dalamnya  melakukan benchmarking. <Bisnis Indonesia>

*Managing Partner The Jakarta Consulting Group