Kompetisi, kompetensi dan outsourcing. Dalam situasi yang kompetitif perusahaan diharapkan untuk memiliki competitive advantage. Competitive advantage ini dibangun berdasarkan penguasaan kompetensi inti yang dijagokan sebagai andalan daya saing dalam arena persaingan. Salah satu cara adalah mengkonsentrasikan diri dengan mengarahkan segala aktivitas dan sumberdaya yang dimiliki untuk memperkuat kompetensi inti, dan menyerahkan sebagian pekerjaan-pekerjaan kepada pihak lain atau outsourcing. Inilah benang merah antara kompetisi, kompetensi dan outsourcing.

Outsourcing, seperti kita ketahui adalah menyerahkan sebagian pekerjaan kepada pihak ketiga yang dianggap kompeten, tetapi masih dalam lingkup kontrol organisasi. Tujuannya, tentu saja agar organisasi dapat lebih berkonsentrasi kepada aktivitas inti bisnisnya dengan mempertimbangkan aspek investasi, resiko, dan efisiensi.

Pekerjaan yang bukan inti ini, jika diserahkan kepada pihak lain, akan mengurangi headache, mengurangi resiko, dan disertai harapan agar hasilnya lebih baik karena ditangani para mitra yang merupakan spesialis dalam bidangnya. Dengan demikian perusahaan dapat berkonsentrasi penuh untuk mengembangkan kompetensi inti (core competencies) mereka. Alasan lainnya adalah memberikan kelenturan dalam pekerjaan tertentu yang bebannya bersifat fluktuatif, peningkatan kualitas, peningkatan kepuasan pelanggan dan pemindahan beban biaya tetap (fixed costs) menjadi variable costs.

Lantas bagaimana menentukan batasan apakah sebuah pekerjaan layak ditempatkan sebagai pekerjaan inti yang tidak boleh dialihdayakan, dan yang tergolong bukan inti sehingga dapat dialihdayakan? Jawaban ini menjadi tidak mudah ketika kita mendapati kenyataan seperti perusahaan sepatu Nike, yang tidak punya pabrik sepatu dan semua pembuatan sepatu dialihdayakan kepada pihak lain.

Tapi kita tidak akan menemui kesulitan jika kita mengetahui bahwa kompetensi inti Nike adalah Athletic shoe research and design, sehingga pekerjaan inti yang tidak boleh dialihdayakan adalah pekerjaan penelitian dan desain sepatu olah raga. Ini tentu sangat berbeda misalnya dengan kebanyakan perusahaan sepatu di negeri kita yang menempatkan penelitian dan desain hanya salah satu divisi pelengkap dan kegiatan manufaktur menjadi tulang punggungnya. Coba apa kira-kira kompetensi inti Domino Pizza? Cycle time & Logistic Management!

Dalam melakukan program outsourcing, terutama yang bersifat strategis, memang harus dilakukan eksplorasi terlebih dahulu. Eksplorasi ini berawal dari visi organisasi, kemudian menukik kepada struktur organisasi pada saat ini dan struktur organisasi pada saat mendatang. Langkah selanjutnya adalah menimbang competitive advantage dan kompetensi inti pada saat ini, serta competitive advantage maupun kompetensi inti yang dicanangkan pada masa mendatang untuk mendukung visi organisasi. Dari sini baru dicari initiatives untuk melakukan outsourcing.

Apa yang telah dilakukan Nike yang dengan berani melakukan alihdaya pembuatan sepatunya, dapat digolongkan strategic outsourcing. Secara umum kantor kami membagi pekerjaan yang dialihdayakan menjadi empat kategori pekerjaan. Pertama adalah Daily Operation Supporting Activities (DOSA), misalnya cleaning service, transportasi, katering, dan lain-lain. Maksudnya kita akan berdosa kalau masih dikerjakan sendiri. Kemudian Specific Management Function (SMF) contohnya pengelolaan IT, SDM, PR, dan legal. Berikutnya adalah Assignment Requiring Specific Skills, Experience and Equipment (ARSSEE) seperti seismic survey pada perusahaan minyak. Ini kalau dikerjakan sendiri seperti minum racun arsenik, fatal akibatnya. Kategori terakhir adalah Special Service Provision for Employees (SSPE) semisal perencanaan pensiun.

Tingkat kerumitan proses alih daya berbeda-beda, sangat tergantung bagian pekerjaan yang dialihdayakan. Untuk kategori DOSA (Daily Operation Supporting Activities) tentu tidak serumit, ketika mengambil keputusan untuk Specific Management Function.

Masalah penting yang harus dilakukan dalam tahap awal adalah pembentukan tim proyek dan mengeliminasi masalah-masalah yang timbul karena resistensi dari karyawan yang disebabkan oleh kecemasan hilangnya power dan kenyamanan. Komunikasi harus dijalankan secara efektif agar tidak muncul rumor yang dapat mengganggu kemulusan proyek outsourcing.

Kemudian dikakukan klarifikasi terhadap tujuan outsourcing jangka pendek maupun jangka panjang, persoalan pengelolaan sumber daya, manajemen informasi dan manajemen proyek, yang kesemuanya mesti didokumentasikan dalam perencanaan. Yang tidak boleh terlewatkan adalah menentukan harapan yang realistik dengan menjabarkan dalam seperangkat kriteria untuk mengevaluasi keberhasilan proyek ini.

Bagian yang penting adalah memilih mitra. Untuk hal ini terdapat berbagai tahap dan pendekatan, yang penting perusahaan penerima pekerjaan outsourcing jangan diperlakukan sebagai pemasok tetapi harus dianggap sebagai mitra dalam arti kata sebenarnya. Karena harus dianggap sebagai mitra, maka proses rekrutmen dan seleksinya harus dilakukan secara hati-hati, demikian pula relationship management-nya Kegiatan outsourcing memiliki derajat yang berbeda-beda, sehingga kedalaman dalam setiap tahapan juga berbeda-beda. Tetapi berdasarkan pengalaman kantor kami dalam menangani kegiatan outsourcing, terdapat sembilan kunci agar sebuah kegiatan outsourcing dapat menuai sukses. <BISNIS INDONESIA>

---

* Managing Partner The Jakarta Consulting Group