Jika Anda ingin makan seporsi sate kambing, kenapa harus menyembelih kambing sendiri? Menyembelih kambing sendiri tentu lebih merepotkan. Biayanya juga kurang pantas untuk keinginan makan seporsi sate kambing. Dan masakan Anda belum tentu seenak tukang sate. Jadi jika Anda menyembelih kambing sendiri, selain lebih repot, investasinya lebih tinggi dan berisiko, karena belum tentu Anda mendapat makanan lezat seperti yang Anda idam-idamkan. Bandingkan jika Anda membeli di rumah makan yang sudah Anda kenal kelezatannya. Anda tinggal duduk dan memesannya, di samping efisien dan resiko mendapatkan masakan yang tak lezat juga kecil, karena masakannya diolah oleh orang yang memiliki skill dalam bidang persatean.

Logika ini juga berlaku dalam outsourcing (alih daya), yang sedang naik daun dalam dunia bisnis. Nggak mau repot-repot, mengurangi resiko, dan harapan agar hasilnya lebih baik karena ditangani para spesialis, merupakan sederet alasan utama mereka. Dengan demikian perusahaan dapat berkonsentrasi penuh untuk mengembangkan kompetensi inti (core competencies) mereka, yang akan menjadi senjata utama dalam berkompetisi. Alasan lainnya adalah memberikan kelenturan dalam pekerjaan tertentu yang bebannya bersifat fluktuatif. Peningkatan kepuasan pelanggan dan pemindahan beban biaya tetap (fixed costs) menjadi variable costs merupakan alasan berikutnya.

Dalam pengalaman kami sebagai konsultan outsourcing, salah satu premise salah yang acap muncul di kalangan eksekutif adalah anggapan bahwa dengan melakukan outsourcing biaya menjadi rendah. Ibaratnya, makan di hotel berbintang dengan harga warung kaki lima. Tentunya hal semacam ini tidak ada. Jadi, biaya dapat bervariasi tetapi yang penting jasa yang diperoleh harus lebih benar-benar sesuai dengan yang diinginkan dan yang dibutuhkan.

Pada galibnya outsourcing adalah menyerahkan sebagian pekerjaan kepada pihak ketiga yang kompeten, tetapi masih di bawah kontrol perusahaan, agar perusahaan dapat berkonsentrasi dalam kompetensi utama mereka dengan mempertimbangkan aspek investasi, resiko dan efisiensi.

Kantor kami membagi pekerjaan yang dialihdayakan menjadi empat kategori pekerjaan. Pertama adalah Daily Operation Supporting Activities (DOSA), misalnya cleaning service, transportasi, katering, dan lain-lain. Maksudnya berdosa kalau masih dikerjakan sendiri. Kemudian Specific Management Function (SMF) contohnya pengelolaan IT, SDM, PR, dan legal. Berikutnya adalah Assignment Requiring Specific Skills, Experience and Equipment (ARSSEE) seperti seismic survey pada perusahaan minyak. Ini kalau dikerjakan sendiri seperti minum racun arsenik, fatal akibatnya. Kategori terakhir adalah Special Service Provision for Employees (SPE) semisal perencanaan pensiun.

Proses outsourcing harus dilakukan dengan hati-hati, terencana dengan baik dan mempunyai metodologi yang jelas dan rapi. Jika tidak, ingin dapat untung malah menjadi buntung. Misalnya jika perusahaan salah memilih mitra, maka outsourcing yang awalnya bertujuan untuk mengurangi resiko, malah menjadi beresiko.

Langkah pertama yang mesti dilakukan adalah melakukan persiapan. Masalah terpenting yang harus dilakukan dalam tahap ini adalah pembentukan tim proyek dan mengeliminasi masalah-masalah yang timbul karena resistensi dari karyawan yang disebabkan oleh kecemasan hilangnya power dan kenyamanan. Komunikasi harus dijalankan secara efektif agar tidak muncul rumor yang dapat mengganggu kemulusan proyek outsourcing.

Kemudian dikakukan klarifikasi terhadap tujuan outsourcing jangka pendek maupun jangka panjang, persoalan pengelolaan sumber daya, manajemen informasi dan manajemen proyek, yang kesemuanya mesti didokumentasikan dalam perencanaan. Yang tidak boleh terlewatkan adalah menentukan harapan yang realistik dengan menjabarkan dalam seperangkat kriteria untuk mengevaluasi keberhasilan proyek ini.

Bagian yang penting dan cukup rumit adalah memilih mitra. Untuk hal ini kantor kami mengembangkan berbagai tahap dan pendekatan, yang karena keterbatasan ruang tidak dapat diungkapkan dalam tulisan ini. Yang penting, perusahaan penerima pekerjaan outsourcing jangan diperlakukan sebagai supplier atau vendor tetapi harus dianggap sebagai mitra dalam arti kata sebenarnya.

Kegiatan outsourcing memiliki derajat yang berbeda-beda, sehingga kedalaman dalam setiap tahapan juga berbeda-beda. Tetapi berdasarkan pengalaman kantor kami dalam menangani kegiatan outsourcing, terdapat sembilan kunci agar sebuah kegiatan outsourcing dapat menuai sukses. Setelah langkah-langkah di atas, kemudian dilanjutkan dengan kegiatan rekrutmen dan seleksi, negosiasi, legalisasi, peralihan operasi, manajemen hubungan, dan mengoptimalisasikan hasil. <KOMPAS Halaman Karir>

---

* A.B Susanto, Managing Partner The Jakarta Consulting Group
** Patricia Susanto, IT Manager The Jakarta Consulting Group