• In-House Training
    JCG TRAINING SESSIONS are tailored to participants’ needs.  Topics range from organizational development to motivation.  We focus in increasing performance by engaging the participant in active discussions.  Our training provides an avenue for in-depth analysis and problem solving of various management issues.
  • Executive Assessment
    JCG ASSESSMENT CENTER helps your organization assess the right talent and potential people based on what is the most critical to your organization. More than a psychological test, assessment will unearth individual strengths and fitness for a position.
  • Executive Search
    JCG EXECUTIVE SEARCH aims to provide the highest standard in recruitment services. In matching our candidates and clients, we opt for competency and culture fitness. Part of IRC Global Executive Search Partners, we are connected in 6 continents and 70 cities worldwide.
  • Consultation
    THE JAKARTA CONSULTING GROUP aims to be the partner for Indonesian Corporation in undertaking their corporate issues. In the past 30 years, we have been trusted in supporting our clients in dealing with strategic issues, corporate culture, human resources, and as part of their Corporate turnaround partner.

Agar Pergantian Karyawan Tidak Mengganggu Kinerja Tim

Keberhasilan sebuah tim dalam menjalankan tugas serta mencapai tujuan tentu tidak mungkin dicapai bila tim tersebut tidak solid dan kompak. Namun kesolidan dan kekompakan ini menghadapi tantangan serius tatkala ada salah satu atau beberapa orang yang meninggalkan tim dengan berbagai alasan, misalnya mengundurkan diri, terkena dampak restrukturisasi, atau pindah ke bagian lain. Mundurnya anggota tim mengharuskan diatur ulangnya tugas dan tanggung jawab masing-masing anggota yang masih tersisa, yang kerap menghasilkan rasa tidak nyaman akibat bertambahnya beban dan ketidaksesuaian kompetensi.

Terlebih bila tingkat keluar masuk anggota tim tergolong tinggi. Tentu bisa saja, bahkan mudah, mengganti anggota tim yang mundur dengan orang lain. Namun kerap membutuhkan waktu bagi anggota tim yang baru untuk dapat menyatu dengan rekan-rekannya yang lebih dulu bergabung.

Bagaimanapun, mundurnya anggota tim kerap tak terhindarkan sehingga pergantian mau tak mau harus dilakukan. Dalam hal ini, yang terbaik adalah melakukan antisipasi sehingga kinerja tim dapat dipertahankan, bahkan bila mungkin ditingkatkan. Bushe mengemukakan masalah-masalah yang dihadapi seiring pergantian anggota tim, yakni hilangnya pengetahuan, cara berpikir yang berbeda, kurangnya komitmen, dan kurang eratnya hubungan antar anggota tim.

Yang pertama adalah hilangnya pengetahuan. Biasanya seorang karyawan yang telah bergabung dengan tim dalam waktu relatif cukup lama telah berhasil membangun pengetahuan tentang misi yang diemban tim dan cara-cara mengerjakan tugas dengan efektif dan efisien. Bila ia meninggalkan tim, pengetahuan tersebut kerap hilang, sementara penggantinya belum memiliki pengetahuan yang sepadan. Guna mencegah hilangnya pengetahuan, tentu saja diperlukan manajemen pengetahuan yang efektif. Artinya, organisasi harus secara sistematis mengenali, menciptakan, menyebarkan, dan menyimpan pengetahuan sehingga dapat dimanfaatkan kembal serta menjadi sumber pembelajaran. Sehingga pengetahuan yang melekat dalam tim tetap utuh meski ada anggotanya yang pergi. Anggota baru pun akan lebih mudah memanfaatkan pengetahuan yang telah tersedia. Sebagai contoh, sebuah tim yang terdiri dari sekelompok insinyur dapat memiliki panduan yang memuat perkembangan proyek yang sedang dijalankan dan juga tugas dan tanggung jawab dari anggota tim yang terlibat. Atau manajer sumber daya manusia (SDM) dapat mencatat tugas dan peran seorang anggota tim saat menjalankan tugas-tugas diluar uraian pekerjaannya. Bila diperlukan, anggota baru tim juga dapat diberikan pelatihan, tentu saja oleh individu-individu yang telah memiliki banyak pengalaman. Sayangnya, masalah manajemen pengetahuan masih belum memperoleh perhatian serius. Akibatnya tidak jarang kinerja melemah setelah salah satu anggota tim pergi.

Selain pengetahuan, masalah berikutnya adalah cara berpikir yang berbeda Seiring berjalannya waktu, tim yang efektif mampu membangun cara berpikir yang sama tentang tugas-tugas yang dikerjakan, seperti pendekatan-pendekatan yang dapat ditempuh dan cara-cara berkomunikasi satu sama lain. Namun bila anggota tim berganti, pendekatan dan cara-cara tersebut berisiko sulit dikembangkan dan dipertahankan. Guna mengatasi masalah ini, salah satu caranya, bila memungkinkan adalah, menjadikan peran-peran setiap anggota tim, siapa pun orangnya, semandiri mungkin sehingga tidak perlu membangun cara berpikir yang sama. Pendekatan lainnya adalah formalisasi cara berpikir yang sama dengan menciptakan rutinitas sehingga anggota tim dapat lebih produktif dan efisien.

Tim yang anggotanya sering berganti juga berisiko memiliki komitmen yang rendah, baik bagi anggota baru dan juga anggota lama. Untuk mengatasi masalah ini, diperlukan usaha-usaha untuk meningkatkan motivasi dan komitmen, terutama bagi anggota baru yang kerap belum memilikinya. Anggota lama tim kadang-kadang juga enggan berbagi pengetahuan dengan orang baru. Guna mengatasi hal ini, perlu diciptakan insentif guna meningkatkan motivasi dan komitmen serta kesediaan untuk berbagi pengetahuan.

Sering bergantinya anggota tim juga dapat mengakibatkan kurangnya hubungan yang lebih erat diantara anggota tim. Cara yang paling efektif untuk mengatasi masalah ini adalah mengelompokkan anggota tim yang memiliki keterampilan yang sama. Jika salah satu anggotanya pergi, anggota yang lain untuk sementara dapat ditugaskan untuk mengisi posisi anggota yang pergi sampai penggantinya ditemukan.

Juga tak boleh dilupakan sosok pengganti orang yang meninggalkan tim. Organisasi harus mencari sosok pengganti yang tepat sehingga kinerja tim tetap dapat dipertahankan. Pengganti haruslah orang yang mampu bekerja dalam tim. Dengan kata lain, ia harus menjadi pemain tim yang handal, yang mampu menyelesaikan tugas-tugasnya dengan baik, konsisten, dan teguh memegang komitmen. Hal ini memang tidak mudah. Namun bila organisasi berhasil melakukannya, kinerja tim dapat dipertahankan, bahkan mungkin bakal meningkat.

Tim membutuhkan pengganti yang memiliki keterampilan berkomunikasi dengan baik, yakni yang mampu berbicara dan mengemukakan gagasan dan pemikirannya dengan jelas, langsung, jujur, namun tetap menaruh rasa hormat pada orang lain dan pekerjaan yang dilakukan oleh tim.

Syarat lain pengganti adalah pendengar yang aktif, yakni yang mampu menyerap, memahami, dan mempertimbangkan gagasan dan sudut pandang orang lain. Ia juga bersedia menerima kritik tanpa bersikap defensif secara berlebihan. Selain aktif mendengarkan, ia juga harus aktif berpartisipasi. Artinya ia selalu siap bila harus melakukan pertemuan, berbicara, dan mendengarkan. Juga terlibat penuh dalam kerja tim, tidak hanya bersikap pasif apalagi mengasingkan diri. Anggota tim yang aktif berani mengambil inisiatif untuk membantu tuntasnya pekerjaan. Dan ia melakukannya secara sukarela. Yang ada dalam pikirannya adalah kontribusi apa yang dapat saya berikan guna menjamin kesuksesan tim.

Tim harus menyadari bahwa pemain tim yang baik adalah orang yang bersedia membagi informasi, pengetahuan, dan pengalaman. Sebagian besar komunikasi yang dilakukan di antara anggota tim bersifat informal, artinya dilakukan di luar forum-forum resmi. Pemain tim yang baik juga aktif berbagi informasi saat menjalin komunikasi informal ini.

Meski berbeda dalam gaya dan sudut pandang, seorang pemain tim yang baik senantiasa berusaha untuk bekerjasama memecahkan masalah dan menyelesaikan pekerjaannya dengan baik. Ia selalu menanggapi secara positif setiap permintaan untuk membantu.

Sebuah tim senantiasa dihadapkan pada kondisi yang berubah. Bahkan mereka kerap berusaha sendiri menciptakan perubahan. Oleh karenanya, tim harus mencari sosok pengganti yang pandai menyesuaikan diri dengan perubahan. Sosok pengganti yang tidak mengeluh atau merasa tertekan karena sedang dicobanya sesuatu yang baru. Dengan kata lain, ia mampu bersikap fleksibel. Seorang sosok pengganti yang fleksibel mudah menerima pandangan-pandangan yang beragam dan berkompromi bila diperlukan, meski ia tetap yakin pada pemikirannya.

Pengganti yang tidak berkomitmen, meski memiliki pengetahuan dan keterampilan yang unggul, tentu dapat merusak kinerja tim. Oleh karenanya, ia harus peduli kepada pekerjaan individu, perkembangan tim, dan pekerjaan tim. Pada saat yang sama, ia juga berharap anggota tim lain melakukan hal yang sama.

Tim selalu berurusan dengan masalah. Bahkan karena masalahlah sebuah tim dibentuk. Oleh karenanya tim harus merekrut orang-orang yang bersedia berurusan dengan masalah untuk kemudian memecahkannya, bukan malah menambah, menyalahkan, atau menghindarinya. Mereka juga tidak boleh mencari kambing hitam atas kegagalan dan kesalahan yang terjadi. Dengan kata lain, mereka akan berfokus pada apa yang salah, bukan siapa yang salah.

Keharmonisan adalah syarat utama solid dan kompaknya sebuah tim. Hal ini hanya dapat dicapai bila sesama anggota tim saling menghormati. Oleh karena dalam memilih pengganti, pilihlah orang yang mampu memperlakukan rekan kerjanya dengan sopan dan penuh tenggang rasa. Juga orang-orang yang penuh pengertian dan bersedia memberikan dukungan tanpa syarat, mendengarkan, dan memberi informasi bagi rekan kerjanya untuk bersama-sama menyelesaikan pekerjaan. Pemain tim juga memperlakukan rekan kerjanya secara profesional.

Bagaimanapun, pemain tim yang unggul harus didukung oleh budaya organisasi yang kuat, khususnya budaya yang menghargai kerjasama tim. Budaya organisasi yang kuat adalah sebuah sistem dari peraturan-peraturan informal yang mengemukakan tentang bagaimana sebaiknya anggota organisasi bersikap dalam kesehariannya. Budaya organisasi yang kuat memungkinkan para anggotanya merasakan dengan lebih baik tentang apa yang mereka lakukan sehingga lebih termotivasi untuk bekerja lebih giat.

Dalam organisasi dengan budaya yang kuat, menurut Kotter dan Heskett, seluruh anggota memiliki seperangkat nilai-nilai dan metode yang relatif konsisten dalam menjalankan aktivitas. Karyawan baru dalam organisasi berbudaya kuat akan dengan cepat menyerap nilai-nilai organisasi. Dalam budaya yang kuat, seseorang kemungkinan besar mendapat koreksi, baik dari pemimpin atau pengikut, apabila ia melanggar norma-norma yang berlaku. Pihak luar sering melihat organisasi dengan budaya yang kuat memiliki gaya tersendiri. Organisasi-organisasi dengan budaya yang kuat sering menjadikan nilai-nilai yang mereka miliki dikenal melalui pernyataan misinya serta secara serius mendorong seluruh karyawan untuk mengikuti pernyataan misi tersebut. Lebih jauh, karena telah mengakar dengan dalam, nilai-nilai dan gaya organisasi dengan budaya yang kuat cenderung tidak berubah banyak apabila salah satu anggotanya keluar.

Budaya yang kuat akan meningkatkan motivasi anggota organisasi. Nilai-nilai bersama serta perilaku yang disepakati dapat membuat orang merasa nyaman untuk bekerja. Pada gilirannya, hal ini meningkatkan komitmen dan kesetiaan karyawan sehingga mereka bersedia memberikan yang terbaik.

Dengan mengantisipasi dampak negatif akibat keluarnya anggota tim, merekrut pemain tim yang andal, serta memperkuat budaya organisasi, tim berpeluang lebih besar mempertahankan kinerjanya, siapapun figur yang menjadi anggotanya.

 

[Majalah Inspire]